Juknis PTM Provinsi Bali 2020

 

PETUNJUK TEKNIS 

PEMBELAJARAN TATAP MUKA (PTM)

DINAS PENDIDIKAN, KEPEMUDAAN DAN OLAHRAGA

PROVINSI BALI

Click disini

Read More

Front Office - Conversation Memberikan Layanan Reception

Contoh Conversation Memberikan Layanan Reception 

R             : good morning, welcome to the eDOTEL Denpasar, may I assist you ?

G             : Good morning , I am going to check in

R             : may I have your name sir ?

G             : my name is Takamura

R             : Well  Mr. Takamura , have you made reservation before ?

G             : No, this is my first time

R             : do you know the types of room and the facilities in our hotel?

G             : not yet.

R      : Well  Mr.  Takamura , we have four types of room . Standard , Superior , Deluxe And Suite .

The rate of standard room is Rp. 500.000 (Five Hundred Thousand Rupiahs) ++ /Night

The rate of Superrior room is Rp. 750.000 (Seven Hundred fifty Thousand Rupiahs) ++ /Night

The rate of Deluxe room is Rp. 1.250.000 (one million two hundred fifty Thousand Rupiahs) ++ /Night

The rate of Suite room is Rp. 1.950.000 (one million nine hundred fifty Thousand Rupiahs) ++ /Night

And for the facilities , we have one Swimming Pool , Bar And Restaurant , Spa And Fitness Center , Five Function Room . so which one do you want to reserve sir ?

G             : i want to reserve two standard room.

R            : For how many person sir ?

G             : for five persons.

R          : Well  Mr. Takamura , you reserve 2 rooms , for five persons . Its means that you have to add one Extra  Bed .

G          : Never mind

R            : Well  sir , for how long you’ll be staying ?

G          : For three nights.

R            : may I have your ID Card ?

G          : here is my ID Card.

R            : Well  Mr. Takamura . please wait for a moment……

              This is your ID Card thank you .

                May I have your phone number for contact person sir ?

G            : 089912346699

R            : There’s any special request sir ?

G             : yes , I want to my room in non smooking floor .

R      : Sorry Mr. Takamura , room in non smoking floor is fully book , but don’t worry all of area at our hotel are clean. That’s our guarantee.

G             : Okay

R          : Well  sir , what the method of payment ? by cash or credit card ?

G             : by Cash . how much ?

R      : you should pay Rp. 3.000.000 ( three millions Rupiahs) ++/night plus Rp. 750.000 (Seven Hundred fifty Thousand Rupiahs) . Total you have to pay is Rp. 4.537.500 (Four Million Five Hundred Thirty Seven Thousand And Five Hundred Rupiahs ) .

G        : here is my cash.

R          : Let me count first sir ? ……….

                Yes it’s Right.

Well done .may I have your signature in here ? ….

Well sir , thank you .

there’s anything else sir ?

G          : no . thank you

R            : you’re welcome Mr. Takamura ,

                Please wait for a while sir …

this is your guest card , please bring it during you stay in our hotel.

                And then , this is your breakfast coupon and welcome drink coupon , please changes it in our bar and restaurant . There’s anything else sir ?

G             : no

R        : Well  Mr. Takamura . our Bellboy/porter will escord you to your room. Thank you for registration . I hope you enjoy staying in the eDOTEL Denpasar.  good morning Mr. Takamura.

Read More

Front Office - Memberikan Layanan Reception

A. Tujuan Pembelajaran

Melalui membaca serta berdiskusi peserta didik dapat memahami secara detail tentang ruang lingkup pekerjaan receptiop dan bagaimana memberikan layanan reception sesuai standard operasional prosedur yang benar.

B. Devinisi reception 

Reception merupakan suatu bidang pekerjaan di front office yang memberikan layanan penyambutan tamu (check in), pindah kamar (room change), serta keberangkatan tamu (chec k out). Tidak hanya itu reception harus memiliki wawasan luas tentang produck knowledge, selain itu juga mampu melayani tamu yang complain tentang layanan hotel.

C. Tugas dan Tanggung Jawab

• Beberapa tugas utama yang seharusnya dilakukan oleh receptionist dalam hal persiapan kerja, yaitu :
• Menyiapkan dan memeriksa peralatan dan formulir yang akandiperlukan.
• Membuat dan memeriksa daftar tamu yang diharapkan akan datang pada hari ini (today expected arrival list).
• Memeriksa profil/riwayat tamu (guest history).
• Profil atau riwayat tamu yang digunakan oleh hotel berguna untuk memberikan pelayanan seperti yang diinginkan oleh tamu. Profil tamu berisikan data-data yaitu:
• Permintaan khusus tamu, seperti: jenis koran yang biasa dibaca,
• tempat tidur tambahan (extra bed)
• Tipe kamar dan lokasi kamar yang diinginkan, seperti: smoking atau non smoking room, quite rooms, connecting rooms.
• Cara pembayaran yang digunakan tamu, seperti tunai, kartu kredit, travel agent voucher, surat jaminan dan traveller’s cheque.
• Makanan dan minuman kesukaan.
• Lama menginap atau periode kedatangan dan keberangkatan tamu.Tanggal lahir.
• Mengalokasikan kamar (allocating the guest room).
• Memastikan dan menindak lanjuti pemesanan kamar yang tidak pasti.
• Menyusun dan mendistribusikan daftar kedatangan kepada departemen yang terkait.
• Menginformasikan tentang permintaan khusus kepada staf atau departemen yang terkait.
• Permintaan khusus yang diterima oleh receptionist harus segera di informasikan kepada departemen terkait, sehingga pada saat kedatangan tamu di hotel seluruh permintaan yang diinginkan oleh tamu dapat dipenuhi.

D. Peralatan pendung

Peralatan Manual

1). Registration form 

Untuk melakukan pencatatan terhadap pendaftaran tamu yang yang melakukan pendaftaran baik melalui reservasi mupun work in guest.

2). Guest Card

Kartu yang di berikan ke tamu sebagai data bahwa tinggal dihotel. Kartunya ini biasa jadi satu dengan guest key dalam sebuah tempat.

3). Guest Key

Kunci kamar tamu yang dibawa tamu saat dan selama tinggal dihotel

4). Meal Coupon

Voucher breakfast yang diberikan ke tamu apabila tamu hendak mau sarapan pagi sebagai bukti sudah include dengan harga kamarnya.

5). Cash Receipt

Kwitansi bukti pembayaran tamu atau deposit awal tamu yang telah melakukan pembayaran.

6). Guest Bill

General bill yang di berikan tamu selama menginap dihotel serta pembayaran yang lain yang telah tercatat.

Peralatan Alektronik

1). Komputer system

Untuk melakukan pengecekan data tamu yang sudah melakukan registrasi baik secara online maupun offline yang telah diinput oleh petugas reservasi. Perkembangan industry hamper semua hotel telah menggunakan system dalam reservasi.

2). Copy mechine

Peralatan yang digunakan untuk melakukan copy identas tamu sebagai bukti dihotel bahwa tamu itu tinggal dihotel

3). Key printed

Alat yang berfunsi untuk mendaftar kunci kamar tamu serta melakukan reset apabila terjadi kerusahakan pada kunci kamar.

4). Telephone

Alat komunikasi utama yang diperlukan untuk melakukan confirmasi dengan department lainnya di hotel.

E. SOP Layanan Reception

Prosedur pendaftaran tamu dapat dibedakan menjadi dua, yaitu tamu tanpa pemesanan kamar (walk in) dan tamu dengan pemesanan kamar (with reservation), prosedur pendaftaran tamu tanpa pemesanan  kamar adalah sebagai berikut:

1). Work in guest 

• Mengucapkan salam dan menawarkan bantuan
• Menanyakan apakah sudah ada pemesanan kamar atau belum
• Menanyakan jumlah kamar, jumlah tamu yang menginap dan lama menginap
• Memeriksa keberadaan kamar pada room rack dan reservation chart
• Menawarkan kamar yang terbaik untuk tamu dengan melakukan berbagai tehnik penjualan
• Meminjam kartu identitas tamu dan mengisi registration form
• Menanyakan cara pembayaran dan meminta jaminan pembayaran
• Menyiapkan kunci kamar, kartu tamu, kupon makan dan kupon minuman selamat datang
• Meminta tamu untuk menandatangani registration form dan kartu tamu
• Memberikan dan menjelaskan kunci kamar, kartu tamu, kupon makan dan kupon minuman selamat datang
• Mengucapkan salam penutup

2). By Reservation

• Sedangkan prosedur pendaftaran bagi tamu dengan pemesanan kamar sebelumnya adalah sebagai berikut:
• Mengucapkan salam dan menawarkan bantuan
• Menanyakan apakah sudah ada pemesanan kamar sebelumnya
• Menanyakan nama tamu yang akan menginap
• Memeriksa pemesanan kamar atas namanya pada slip reservasi atau data pemesanan kamar pada sistem computer
• Memastikan data pemesanan kamar kepada tamu
• Meminjam kartu identitas tamu dan mengisi registration form
• Menanyakan cara pembayaran dan meminta jaminan pembayaran
• Menyiapkan kunci kamar, kartu tamu, kupon makan dan kupon minuman selamat datang
• Meminta tamu untuk menandatangani registration form dan kartu tamu
• Memberikan dan menjelaskan kunci kamar, kartu tamu, kupon makandan kupon minuman selamat datang
• Salam penutup

Untuk Mengetahui Contoh Percakapan Reception

Silakan Klik Disini

Read More

Housekeeping Service - Conversation

Contoh percakapan singkat dalam memberikan layanan housekeeping

a.       Order taker with guest

OT        :          good morning, house keeping whit......  Speak., How may assist you?

G           :          yes, can i have one hand iron please?

OT        :          of course sir, may i know your name and room number?

G           :          Mr. John at 201

OT        :          well Mr.   John, any thing else?

G           :          no that all

OT        :          well mr please wait ammoment, your order will deliver as soon as possible

G           :          Thank you

OT        :          with my pleasure

b.      Orde taker with housekeeping staff

HS        :          indah speaking how may i assist you?

OT        :          please follow up the request of mr john at room number 201, with one hand iron

HS        :          copy

c.       Housekeeping with guest when deliver request

HS        :          knock the door 3 time (explain your identity) Good morning housekeeping service

G           :          yes good morning, please come in

HS        :          thank you

                        Well mr john, i am from housekeeping service will escort you order of one hand iron its correct?

G           :          yes all right

HS        :          well mr john, my i explain how to use it?

G           :          good yes please

HS        :          first of all, please plug your cable into electric and choose temperature depant on your cloth cotton, woll, silk

                        Second put your hand iron in standing position and please wait a moment until hand iron hot, after ready to use

                        Third, after finish to use it, please turn of temperature, and unplug your cabel put on the box again

                        Well mr john is it clear?

G           :          yes thank

HS        :          if you need more imformation please call housekeeping office, thank you, have a nice day.

Read More