A. INPUT
Biaya yang dikeluarkan oleh hotel untuk persediaan linen adalah sangat besar, oleh sebab itu pengendalian terhadap penggunaan, pencucian dan penyimpanan dan peredaran linen harus dilaksanakan dengan prosedur yang benar.
Salah satu alat yang pengendalian terhadap peredaran linen adalah inventory. Frekuensi pelaksanaan inventory ditentukan oleh executive Housekeeper dan sedapat mungkin dilakukan sebulan sekali, hasil inventory diperlukan oleh executive Housekeeper terutama pada satu periode akuntan
untuk mendapatkan informasi tentang anggaran biaya, sedangkan tujuan dilakukan inventory linen adalah:
- Untuk mengetahui jumlah dan nilai barang yang ada pada saat dilaksanakan inventory
- Mengetahui jumlah dan nilai barang yang rusak/hilang
- Segera melakukan tindakan pencegahan bila diketahui banyak barang yang hilang atau rusak.
- Dapat segera menambah kembali kekurangan yang ada.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian linen antara lain :
a. Pembagian tugas
Hal ini sangat penting terutama pada waktu dilaksanakannya inventarisasi linen bulanan, dilakukan untuk kelancaran pelaksanaan inventory, semua yang terlibat sudah mengerti akan tugasnya masing-
masing .
b. Perbaikan dan penyusutan
Kerusakan linen yang masih bisa diperbaiki, sebaiknya dilakukan perbaikan sehingga dapat menekan cost perusahaan dalam pengadaan linen. Dan linen rusak dan tidak bisa diperbaiki lagi harus ditarik dari peredaran dan dicatat untuk diperhitungkan nilainya pada waktuinventarisasi.
c. Pengontrolan pada buku catatan linen
Buku catatan tentang keluar masuknya linen baik ke/dari laundry department maupun ke setiap floor station harus dikontrol untuk mengetahui jumlah linen diterima / dikeluarkan
d. Inventarisasi Linen
Inventarisasi linen bulanan harus dilakukan dengan pengontrolan jumlah linen yang benar sehingga datanya bisa dipertanggungjawabkan.
Waktu inventory dilakukan setiap bulan pada saat akhir bulan berjalan yaitu antara tanggal 28 sd. 30 atau jika tidak bisa dilakukan pada bulan tersebut dapat dilakukan pada awal bulan berikutnya.
Inventory dilakukan pada jam 14.00, oleh accounting dan executive Housekeeper. Jumlah kebutuhan linen satu kali pemakaian pada saat inventory dilaksanakan kegiatan roomboy dipercepat sampai dengan pukul 14.00, sehingga penghitungan dapat lebih akurat.
B. MATERI
Menangani Persediaan Linen
Persediaan linen tergantung pada beberapa faktor di bawah ini:
a. Frekuensi penggantian linen
Hal ini akan mempengaruhi ketahanan linen yang digunakan, akibat pada usia linen, ketahanan linen maksimum dapat dicuci 250 x pencucian harus sudah diganti.
b. Perlengkapan dan peralatan laundry
Peralatan dan perlengkapan laundry sangat besar pengaruhnya terhadap kelancaran perputaran linen. Dengan peralatan dan perlengkapan laundry yang memadai proses pencucian akan lebih lancar dan perputaran linen tidak akan mengalami hambatan.
c. Pemakaian jumlah linen
Pemakaian jumlah linen di kamar tamu akan mempengaruhi kuantitas linen yang harus dimiliki hotel dan berakibat pada besarnya investasi hotel untuk membelil linen.
d. Anggaran
Anggaran yang disediakan hotel akan sangat berpengaruh terhadap jumlah linen yang akan dibeli, hal ini akan berakibat pada parstock linen yang dimiliki hotel.
Prosedur pelaksanaan inventory
Langkah 1 :Menginformasikan kepada petugas yang akan terlibat dalam pelaksanaann inventory satu hari sebelum pelaksanaan inventory.
Langkah 2 :Menunjuk atau menetapkan petugas yang bertanggung jawab pada setiap lokasi (di lantai, kamar linen, laundry, dsb, dalam pelaksanaan inventory.
Langkah 3 :Menghitung seluruh linen (yang bersih dan kotor) disetiap lantai yang terdapat di kamar-kamar tamu, trolley cart dan di floor station.
Langkah 4 :Menghitung seluruh linen yang terdapat di laundry dan linen
room (bersih dan kotor). Pada waktu pelaksanaan inventory, sebaiknya seluruh sirkulasi linen untuk sementara dihentikan, hal tersebut dilakukan agar penghitungan tidak terjadi penghitungan gsaudara.
Ket :
1. SS : single sheet
7. BM : bath mat
2. DS : double sheet
8. BL S : blanket single
3. PC : pillow case
9. BL D : blanket double
4. BT : bath mat
10.BCS : bed cover single
5. HT : hand towel
11.BC D : bed cover double
6. FT : face towel
Linen yang menggunakan sistem 4 (empat) par-stock, masing masing
berada pada :
a. Par stock berada di guest room
b. Par stock berada di Laundry
c. Par stock berada di Linen room
d. Par stock berada di Store room
e. Linen yang hilang dan rusak merupakan kasus yang harus dicari dan
diperhitungkan.
C. DISKUSI KELOMPOK
Silakan membentuk kolompok diskusi sesuai dengan kemlompok yang sudah di bentuk sebelumnya
Mendiskusikan permasalahan di bawah ini sesuai dengan waktu yang tersedia
Kumpulkan hasil diskusi kelompok setelah pelajaran selesai ke ruang Hotel
Hasil inventarisasi linen bulan Maret 2018 di hotel SMK Negeri 1 Tembuku yang
memiliki jumlah kamar 282, terdiri dari 102 twin bed room, 125 double room
dan sisanya suite room, dengan ketentuan:
1. SS hilang dan rusak = 25 pcs
2. DS hilang dan rusak = 11 pcs
3. PC rusak = 24 pcs
4. BT hilang dan rusak = 19 pcs
5. HT hilang dan rusak = 24 pcs
6. FT hilang = 31 pcs
7. BM rusak = 13 pcs
Hitunglah jumlah linen yang ada/ available apabila jumlah semula yang
dimiliki sebanyak 4 x par stock.
D. EVALUASI
Dilakukan saat melakukan pertemuan.
